De afgelopen jaren zijn steeds meer van onze bezittingen digitaal geworden. Nu de brievenbus in onze voordeur minder vaak kleppert, worden we juist overweldigd door de hoeveelheid digitale berichten. Digitale portalen, Teamskanalen, chats en apps en niet te vergeten de e-mail inbox. Uit het oog is vaak uit het hart. Naarmate berichten naar beneden zakken in je inbox, denk je er niet meer aan. Maar ze zijn er nog wel. Dit kan jou het ongemakkelijke gevoel geven “daar moet ik nog iets mee”.

Net als bij jouw tastbare spullen, is het belangrijk om ook jouw digitale bezittingen regelmatig op te ruimen en te organiseren. Zo houd je overzicht en voorkom je dat ongemakkelijke gevoel dat al die losse eindjes jou geven. Wat je niet nodig hebt, hoef je ook niet te bewaren. Al die nieuwsbrieven die je toch niet meer gaat lezen en die e-mails uit 1998 die nog steeds ergens in jouw Google archief staan: je verwijdert ze met een druk op die ene magische knop: delete.

Als je ontvanger bent

Sorteren van je inbox

• sorteer berichten in je inbox op datum (van oud naar nieuw) of op bestandsgrootte (van groot naar klein)
• selecteer berichten handmatig die je niet meer wilt of hoeft te bewaren**
• verplaats berichten naar de prullenbak
• leeg de prullenbak

Sorteren van je verzonden berichten

• sorteer berichten in je verzonden items op datum (van oud naar nieuw) of op bestandsgrootte (van groot naar klein)
• selecteer berichten handmatig die je niet meer wilt of hoeft te bewaren**
• verplaats berichten naar de prullenbak
• leeg de prullenbak

Regels instellen

In Apple Mail kun je op macOS een regel instellen:

• Mail → Instellingen → Regels
• laat berichten die aan bepaalde eisen voldoen verplaatsen naar een map (bijv. “Tijdelijk” (die je eerst hebt aangemaakt) of “Prullenbak”)
• zet een herhalende herinnering in je agenda om de inhoud van deze map periodiek te checken en te verwijderen

Gebruik je Microsoft Outlook, stel dan zo een regel in:

• Desktop versie: Start -> regels -> regels en waarschuwingen beheren -> nieuwe regel
• Outlook webversie: Instellingen -> regels -> nieuwe regel toevoegen
• Stel in: naam regel, voorwaarde (bijvoorbeeld afzender of bevat unsubscribe), actie (bijvoorbeeld: verplaatsen naar map Nieuwsbrieven – die je daarvoor hebt aangemaakt)
• Klik op ‘Opslaan’

Als je verzender bent

Ook als je e-mails uitstuurt, kun je jouw steentje bijdragen. Vergroot de bewustwording van de impact van digitale bezittingen op het klimaat door in de handtekening van jouw berichten onderstaande tekst over te nemen:

“Heb je kennisgenomen van de inhoud van deze e-mail en is dat voldoende, verwijder het bericht dan. Hiermee lever je een belangrijke bijdrage aan vermindering van energieverbruik, waterverbruik en CO2-uitstoot.”

Daarnaast kun je e-mails versturen met een vervaldatum. Om de ontvanger hiervan op de hoogte te stellen, kun je onderstaande tekst aan je handtekening toevoegen:

Om mijn digitale voetafdruk te verkleinen, heeft deze mail een vervaldatum. Als jouw e-mailprogramma dat ondersteunt, wordt het bericht daarna automatisch verwijderd. Dat scheelt opslagruimte én bespaart daarmee water- en energieverbruik.

Hoe je een vervaldatum instelt (in Microsoft Outlook)

• Open E-mail → Opties → “Vervalt na”
• Stel datum/tijd in

*) Zie onze Digitale Cleanup Challenge uit 2024

**) houd rekening met de wettelijke bewaartermijn en het bedrijfsbeleid, voor zover van toepassing

De titel van dit blog is geschreven met een knipoog naar de titel van het boek ‘Opruimen voordat je doodgaat’ van de onlangs overleden Zweedse schrijfster Margareta Magnusson.

Sander van der Meer is Expert Digitale Nalatenschap bij Digital Life Legacy en is een veelgevraagd spreker over Digitale Nalatenschap. Marianne Winter is eigenaar van The Organizing Company® en Master Register Professional Organizer (MRPO®) met als specialisatie ‘Digital Organizing’. Zij begeleidt professionals bij het aanbrengen van overzicht en structuur in hun digitale bezittingen, onder andere door het geven van trainingen e-mailbeheer.